ЭТИКЕТ ВИДЕОКОНФЕРЕНЦИЙ

С форматом рабочей видео-конференции многие из нас столкнулись впервые около месяца назад, когда нас перевели на удаленную работу. Любые повседневные взаимодействия с другими людьми, безусловно, требуют хороших манер, но, когда дело касается бизнес-этикета многие теряются даже в живом общении, что и говорить о новом "безконтактном" способе. Существует несколько фундаментальных принципов поведения на деловой встрече - быть вовремя, поддерживать зрительный контакт, уметь слышать собеседника - можно начать с того, что применить эти же принципы к видео-встречам. С точки зрения администратора встречи гораздо легче управляться с участниками, которые самостоятельно управляют своими эмоциями (и микрофоном), давая возможность высказаться тем, кто должен высказаться - поэтому умение вовремя замолчать или выключить микрофон на время звонка, случившегося во время конференции поднимет вашу репутацию в глазах «великого организатора» на небывалый уровень.

Традиционные деловые встречи слишком часто бывают непродуктивными, потому что есть много задержек из-за опоздавших, перерывов на кофе, разговоров "о погоде". Надежные и простые в использовании платформы для проведения видеоконференций (такие как Zoom или Lifetime), помогают повысить репутацию совещаний, в том числе, ограничивая время для бесплатных бизнес-коллов до 45 минут, как это делает Zoom, но есть и другие способы обеспечить максимальную отдачу от всех участников за отведенное время.

Так же, как на реальной встрече или другом мероприятии, вы бы не начали разговор с парочкой знакомых, которые не знают друг друга, не представив их. Та же практика применяется  и на виртуальной встрече. Обязательно представьте в начале мероприятия всех участников, чтобы создать благоприятную обстановку и хоть немного сблизить людей, расположив их к общению.

Если вы хотите, чтобы внимание ваших собеседников было сосредоточено на беседе, а не на сушилке с бельем или удивительной коллекции произведений искусства за вашей спиной. Расположившись где-то, где светло, тихо и минимум домашней обстановки, вы уменьшаете вероятность того, что посетители будут постоянно отвлекаться. Ведь, давайте признаем, многим из нас интересно посмотреть, как живут другие. У платформы Zoom, на случай, если вам негде скрыться от домашней обстановки, или если вы не хотите впускать толпу малознакомых людей в свое "святая святых", есть функция виртуального фона - щелчок мыши, и для других вы сидите на пляже или в симпатичном коворкинге. А в  Skype есть размытие фона, что тоже спасает.

Если вы смотрите на себя на экране во время разговора, собеседникам будет казаться, что вы отвлекаетесь на что-то и не в полной мере участвуете во встрече. Прямой зрительный контакт с камерой во время разговора создает у слушателей впечатление, что вы смотрите на них, а не в сторону, что, как и в случае с обычной беседой, располагает к вам собеседников. Расположите веб-камеру и монитор на уровне глаз, прежде чем присоединиться ко встрече, тогда будет легче смотреть туда, куда следует.

Уведомления мессенджеров, мелодий звонков и приложений, работающих на вашем рабочем столе, могут отвлекать, что может заставить ваших посетителей чувствовать неуважение. Здесь все ровно так, как и на обычном совещании. Ведь все "любят" тех, кто забывает или не считает необходимым выключить звук перед началом совещания.

Если у вас в доме дети или шумные животные, старайтесь участвовать во встрече с выключенным звуком, и включайте его только на время своих монологов. Это мелочь, казалось бы, но она действительно помогает повысить продуктивность беседы.

Также постарайтесь выглядеть так, как выглядите в реальном мире деловых встреч и походов в офис. За прошлую неделю я стала случайным свидетелем пары совещаний, где люди присутствовали в халатах, с гнездом на голове, на фоне любимого шкафа в спальне с вываливающимся из него бардаком или жующие бутерброд. Все это недопустимо на обычных встречах, так почему это проходит для онлайн-аналога? Если не можете привести себя в порядок, просто извинитесь перед присутствующими и сообщите, что сегодня будете участвовать без видео, вас не осудят, и это будет намного профессиональнее всего вышеперечисленного.

Проверьте, включен ли ваш микрофон и включена ли камера, чтобы все участники могли вас видеть и слышать, когда вы говорите. Если вы заметили, что кто-то на совещании говорит, но его микрофон отключен, вы можете предупредить его, что он отключен, потребовав включить звук на вкладке «Управление участниками» (подобные функции обычно есть у организатора встречи). На всех наиболее известных конференц-платформах вы можете управлять тем, как вы присоединяетесь к встречам - при включенном видео, при выключенном аудио и т.д. 

Если вы хотите что-то крикнуть мужу в другой комнате или вам приспичило выйти по делам, убедитесь, что выключили видео и аудио, и никому не помешаете. Здесь вспомнить ту историю из интернета про девушку, что перепутала конференцию (где все всех видят и слышат) с вэбинаром (где видно и слышно только спикера), и сходила в туалет во всеуслышание. Видео-конференции это очень удобно, но они требуют от всех нас повышенной бдительности.

Приглашение тех людей, которым, по факту, не нужно участвовать или принимать решения, может отрицательно сказаться на качестве встречи. Пословица "меньше народу - больше кислороду" действует и в онлайн-среде. Поскольку вы можете вести протокол встречи и после направлять его всем заинтересованным через чат или по электронной почте, старайтесь ограничивать список участников и упрощать тем самым общение. В качестве приглашенного обязательно просмотрите все полученные приглашения на собрания, чтобы понять, действительно ли вам нужно присутствовать. Если нет, запросите запись встречи или протокол, чтобы не "толпиться" зря, но и получить необходимую информацию.

Отдельного внимание стоят ссылка и пароль для входа в конференцию, а также очень важная с точки зрения безопасности функция комнаты ожидания в Zoom. Если вы не хотите оказаться в ситуации, когда конфиденциальная или личная информация стали доступны широкой общественности, ставьте все эти ограничения на случай, если ссылка окажется у кого-то, кому не должна быть направлена - администратор встречи в ручном режиме "впускает" вновь прибывших в конференцию, и таким образом лишний раз убеждается в том, что присутствуют только те, кто должен присутствовать.

Общее правило для организаторов собрания: подождите, пока все остальные не покинут собрание, прежде чем завершить его, чтобы участники могли уйти по собственному желанию и попрощаться, как минимум, перед тем, как отключиться. У большинства платформ есть функция передачи прав администратора другому человеку на случай, если вам приходится покинуть собрание, но это все-равно не очень хорошо выглядит. Примерно так же, как хозяин вечеринки, покидающий гостей, которых сам же и собрал, или капитан корабля, первым бросающийся к шлюпке при кораблекрушении, или...ну вы поняли.

Вы вряд ли хотите, чтобы люди в вашей компании запомнили вас как того человека, что планировал множество непродуктивных встреч. И правила этикета для видеособраний имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы ваши встречи были профессиональными, эффективными и ценными.